การเตรียมเอกสารส่งสำนักงานบัญชี นั้นเป็นสิ่งที่จำเป็นสำหรับบริษัทที่จ้างสำนักงานบัญชีให้จัดการเรื่องงานบัญชีของบริษัท ซึ่งจะแบ่งออกเป็น 2 แบบ คือ บริษัทที่ไม่ได้จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม ( ไม่จด vat ) และ บริษัทที่จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม ( จด vat )
บริษัทที่ไม่ได้จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม ( ไม่จด vat ) สำหรับบริษัทที่ยังไม่ได้เข้าระบบ vat นั้น สามารถแบ่งการส่งเอกสารให้บริษัทบัญชีได้ตามที่ตกลงกับบริษัทบัญชี เช่น ส่งเอกสารปีละ 1 ครั้ง ส่งเอกสาร 6 เดือนครั้ง หรือ ต้องส่งเอกสารทุกเดือน ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับการตกลงกันระหว่างสำนักงานบัญชีกับบริษัทนั่นเอง ซึ่งเอกสารที่จะต้องเตรียมจัดส่งคือ
- ใบเสร็จรับเงิน , บิลเงินสด ( ส่วนการขาย ) ส่วนนี้คือใบแสดงรายการการขายสินค้า หรือ บริการที่เราออกให้กับลูกค้า ต้องมีสาระสำคัญว่าเราออกให้ใคร รายละเอียดคืออะไร และ จำนวนเงินเท่าไหร่ แนบใบเสนอราคา และ ใบแจ้งหนี้ และจะต้องใช้ใบสำคัญรับในการแปะหน้าเอกสารเพื่อยืนยันการรับเงินด้วย ซึ่งจะต้องรวบรวมเก็บเอกสารต่างๆไว้ให้ครบถ้วนก่อนการส่งให้สำนักงานบัญชี ในกรณีไม่ได้ส่งเอกสารทุกเดือน
> สร้างใบเสร็จรับเงิน
> สร้างบิลเงินสด
> สร้างใบเสนอราคา
> สร้างใบแจ้งหนี้
> สร้างใบสำคัญรับ - หนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย ( ส่วนการขาย ) ในส่วนการขายของบริษัท หากบริษัทเป็นการให้บริการ ส่วนมากเมื่อลูกค้าชำระค่าบริการแล้ว ลูกค้าจะทำการหักภาษี ณ ที่จ่าย เอาไว้ ซึ่งเอกสารส่วนนี้หากลูกค้ามีการหัก จะต้องขอ หนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย ในส่วนนี้จากลูกค้า เพื่อยืนยันว่ามีการหักเกิดขึ้นจริง ลูกค้าจะเป็นผู้ออกเอกสารส่วนนี้ให้กับเรา ซึ่งจะต้องรวบรวมเก็บเอกสารต่างๆไว้ให้ครบถ้วนก่อนการส่งให้สำนักงานบัญชี ในกรณีไม่ได้ส่งเอกสารทุกเดือน
> สร้างหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย - ใบเสร็จรับเงิน – ใบกำกับภาษี ( ส่วนการซื้อ ) เอกสารส่วนนี้คือเอกสารการชำระเงินที่ใช้ในกิจการบริษัท หากมีการซื้อสินค้า หรือบริการ จะต้องมีหลักฐานส่วนนี้เพื่อใช้ในการยืนยันว่าได้เกิดค่าใช้จ่ายของกิจการจริง จะต้องใช้ใบสำคัญจ่ายในการแปะหน้าเอกสารเพื่อยืนยันการจ่ายเงินด้วย ซึ่งจะต้องรวบรวมเก็บเอกสารต่างๆไว้ให้ครบถ้วนก่อนการส่งให้สำนักงานบัญชี ในกรณีไม่ได้ส่งเอกสารทุกเดือน
> สร้างใบสำคัญจ่าย - หนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย ( ส่วนการซื้อ ) ในส่วนการเกิดค่าใช้จ่ายในกิจการ ที่เป็นค่าบริการ บริษัทมีหน้าที่ในการหักภาษี ณ ที่จ่าย เพื่อนำส่งสรรพากร ซึ่งจะต้องออก หนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย เพื่อเป็นหลักฐานเอาไว้เช่นกัน ซึ่ง หนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย จะต้องนำส่งสรรพากร ก่อนวันที่ 7 ในเดือนถัดไป ซึ่งจะต้องรวบรวมเก็บเอกสารต่างๆไว้ให้ครบถ้วนก่อนการส่งให้สำนักงานบัญชี ในกรณีไม่ได้ส่งเอกสารทุกเดือน
> สร้างหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย - สปส 1-01 ส่วนที่ 1 และส่วนที่ 2 ( การนำส่งประกันสังคม ) หากบริษัทมีการจ้างพนักงานตั้งแต่ 1 คนขึ้นไป จะต้องทำประกันสังคมให้กับลูกจ้าง จะต้องนำส่งประกันสังคมไม่เกินวันที่ 15 ของทุกเดือน และจะต้องเก็บสำเนาเอกสารการนำส่ง และหลักฐานการชำระเงิน เอาไว้ต้วย ซึ่งจะต้องรวบรวมเก็บเอกสารต่างๆไว้ให้ครบถ้วนก่อนการส่งให้สำนักงานบัญชี ในกรณีไม่ได้ส่งเอกสารทุกเดือน
> ข้อมูลการนำส่งประกันสังคมเพิ่มเติม
บริษัทที่จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม ( จด vat ) สำหรับบริษัทที่เข้าระบบ vat แล้วนั้นส่วนมากจำเป็นจะต้องส่งเอกสารทุกเดือน เพื่อนำส่งภาษีมูลค่าเพิ่มและทำบัญชี ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับการตกลงกันระหว่างสำนักงานบัญชีกับบริษัทนั่นเอง ซึ่งเอกสารที่จะต้องเตรียมจัดส่งคือ
- ใบเสร็จรับเงิน – ใบกำกับภาษี ( ส่วนการขาย ) ส่วนนี้คือใบแสดงรายการการขายสินค้า หรือ บริการที่เราออกให้กับลูกค้า ต้องมีสาระสำคัญว่าเราออกให้ใคร รายละเอียดคืออะไร และ จำนวนเงินเท่าไหร่ และมีการแยกยอดภาษีมูลค่าเพิ่มอย่างชัดเจน แนบใบเสนอราคา และ ใบแจ้งหนี้ ซึ่งจะต้องใช้ใบสำคัญรับในการแปะหน้าเอกสารเพื่อยืนยันการรับเงินด้วย
> สร้างใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษี
> สร้างใบเสนอราคา
> สร้างใบแจ้งหนี้
> สร้างใบสำคัญรับ - หนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย ( ส่วนการขาย ) ในส่วนการขายของบริษัท หากบริษัทเป็นการให้บริการ ส่วนมากเมื่อลูกค้าชำระค่าบริการแล้ว ลูกค้าจะทำการหักภาษี ณ ที่จ่าย เอาไว้ ซึ่งเอกสารส่วนนี้หากลูกค้ามีการหัก จะต้องขอ หนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย ในส่วนนี้จากลูกค้า เพื่อยืนยันว่ามีการหักเกิดขึ้นจริง ลูกค้าจะเป็นผู้ออกเอกสารส่วนนี้ให้กับเรา
> สร้างหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย - ใบเสร็จรับเงิน – ใบกำกับภาษี ( ส่วนการซื้อ ) เอกสารส่วนนี้คือเอกสารการชำระเงินที่ใช้ในกิจการบริษัท หากมีการซื้อสินค้า หรือบริการ จะต้องมีหลักฐานส่วนนี้เพื่อใช้ในการยืนยันว่าได้เกิดค่าใช้จ่ายของกิจการจริง
> สร้างใบสำคัญจ่าย - หนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย ( ส่วนการซื้อ ) ในส่วนการเกิดค่าใช้จ่ายในกิจการ ที่เป็นค่าบริการ บริษัทมีหน้าที่ในการหักภาษี ณ ที่จ่าย เพื่อนำส่งสรรพากร ซึ่งจะต้องออก หนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย เพื่อเป็นหลักฐานเอาไว้เช่นกัน ซึ่ง หนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย จะต้องนำส่งสรรพากร ก่อนวันที่ 7 ในเดือนถัดไป
> สร้างหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย - สปส 1-01 ส่วนที่ 1 และส่วนที่ 2 ( การนำส่งประกันสังคม ) หากบริษัทมีการจ้างพนักงานตั้งแต่ 1 คนขึ้นไป จะต้องทำประกันสังคมให้กับลูกจ้าง จะต้องนำส่งประกันสังคมไม่เกินวันที่ 15 ของทุกเดือน และจะต้องเก็บสำเนาเอกสารการนำส่ง และหลักฐานการชำระเงิน เอาไว้ต้วย
> ข้อมูลการนำส่งประกันสังคมเพิ่มเติม
ซึ่งนอกจากการเตรียมเอกสารต่างๆเพื่อส่งให้สำนักงานบัญชีทำงบการเงินต่างๆ แล้ว บริษัทควรมีการจัดทำรายรับรายจ่ายของบริษัท เพื่อใช้ในการประเมินธุรกิจในด้านต่างๆได้อย่างแม่นยำ และ หากมีช่องโหว่จะได้จัดการได้อย่างทันถ่วงที เพื่อธุรกิจที่เติบโตและยั่งยืน นั่นเอง