ใบเสนอราคาคืออะไร ? สำคัญอย่างไร ?
ใบเสนอราคา Quotation คือเอกสารที่ผู้ขาย หรือ ผู้ให้บริการทำการออกเอกสารเพื่อให้ลูกค้าได้ทราบถึงราคาของสินค้าหรือบริการนั้นๆ โดยใจความสำคัญคือการแจ้งราคาและรายละเอียดสินค้าให้ชัดเจน เพื่อให้ลูกค้าได้รับทราบ ใบเสนอราคามีหลากหลายแบบที่ใช้แล้วแต่โครงสร้างของแต่ละธุรกิจ แต่ก็จะคงใจความสำคัญเหมือนกันทุกแบบ
ใบเสนอราคา จำเป็นเมื่อใด ?
ในช่วงแรกของการพูดคุยซื้อขายระหว่างผู้ซื้อ และ ผู้ขายหรือผู้ให้บริการ อาจจะยังไม่จำเป็นจะต้องออกใบเสนอราคาในทันที เพราะบางครั้งจะต้องมีการต่อรองระหว่างกันให้เรียบร้อยเสียก่อน หรือในบางธุรกิจ ก็จะต้องออกใบเสนอราคาเลยในตั้งแต่แรก เพราะฉะนั้นคำตอบว่าจำเป็นเมื่อใด ก็จะต้องดูถึงโครงสร้างของแต่ละธุรกิจ ว่าจะต้องออกใบเสนอราคาตอนไหน
ในใบเสนอราคามีอะไรบ้างที่จำเป็นจะต้องมีในการออกเอกสาร
หัวเอกสาร จะต้องมีการแสดงหัวเอกสารว่าเอกสารนี้คือ “ใบเสนอราคา” สิ่งนี้สำคัญในการสื่อสารกับลูกค้า และ ในการทำบัญชีด้วย
ข้อมูลผู้เสนอราคา ข้อมูลของผู้เสนอราคาเช่น หากเป็บริษัท โลโก้บริษัท ชื่อบริษัท ที่ตั้งบริษัท เลขประจำตัวผู้เสียภาษี เบอร์ติดต่อ เป็นต้น หากเป็นบุคคล ชื่อบุคคล ที่อยู่ เบอร์ติดต่อ เป็นต้น ใส่ข้อมูลให้มากที่สุดเพื่อให้ลูกค้าทราบว่าเราเป็นใคร อยู่ที่ไหน มีตัวตนจริงๆ
ข้อมูลผู้รับการเสนอราคา ใส่ข้อมูลให้ชัดเจน ชื่อ ที่ตั้ง เบอร์ติดต่อ และเลขประจำตัวผู้เสียภาษี
เลขที่เอกสาร และ วันที่ออกเอกสาร สำคัญมากในการทำบัญชี
รายการสินค้า และ ราคาสินค้า ส่วนนี้สำคัญที่สุดในเอกสาร จะต้องชัดเจน ตรงไปตรงมา เข้าใจง่าย และ รายละเอียดชัดเจน หากสินค้ามีตัวเลือก ควรจะใส่ตัวเลือกให้ชัดเจน เช่น สี หรือ ไซต์ เพื่อสร้างความชัดเจนให้ลูกค้ามากที่สุด
ลงลายมือเจ้าหน้าที่ผู้รับผิดชอบ เผื่อการตรวจสอบและความน่าเชื่อถือของการเสนอราคาในครั้งนั้นๆที่ชัดเจน
ข้อความอื่นๆ ระบุข้อความเงื่อนไขต่างๆไม่ว่าจะเป็นการชำระเงิน วิธีการจัดส่ง วิธีการชำระเงิน เป็นต้น
ทั้งหมดคือส่วนที่สำคัญในการออกใบเสนอราคา หากต้องการออกใบเสนอราคา >>> คลิกสร้างใบเสนอราคา