วิธีการออกใบเสร็จรับเงิน
ใบเสร็จรับเงิน (Receipt) เอกสารที่ผู้ขาย หรือ ผู้ให้บริการ ทำการออกให้กับลูกค้า เพื่อเป็นหลักฐานว่าได้มีการชำระค่าใช้จ่ายเรียบร้อยแล้ว โดยส่วนมากจะออกให้กับลูกค้าที่ต้องการทำในนามบริษัท
บุคคลธรรมดาสามารถออกใบเสร็จรับเงินได้หรือไม่
บุคคลธรรมดาก็สามารถออกใบเสร็จรับเงินได้ และตามหลักการเมื่อลูกค้าจ่ายค่าใช้จ่ายใดๆก็ตาม ลูกค้าจะต้องการใบเสร็จรับเงินเพื่อไปทำค่าใช้จ่ายเช่นกัน เพราะฉะนั้นเอกสารใบเสร็จรับเงินนี้จึงสำคัญ
ต้องออกใบเสร็จรับเงิน เมื่อใด ?
การออกใบเสร็จรับเงินนั้นจะต้องออกเมื่อได้รับเงินค่าสินค้า หรือ บริการแล้วเท่านั้น โดยส่วนใหญ่จะไม่นิยมออกให้ลูกค้าก่อนที่จะได้รับเงิน แต่ก็จะมีกรณีของการจ่ายด้วยเช็คที่ในบางกรณีอาจจะต้องออกใบเสร็จรับเงินก่อนเลย
ทำไมต้องออกใบเสร็จรับเงินจำนวนหลายใบ?
การออกใบเสร็จรับเงินนั้นโดยทั่วไปแล้วจะทำการออกเป็นชุด ใน 1 ชุดอย่างต่ำจะออกจำนวน 3 ใบ ขึ้นอยู่กับการใช้งานของแต่ละบริษัท
- ใบเสร็จรับเงินตัวจริง > เอกสารตัวจริงนี้ใช้สำหรับออกให้ลูกค้า
- ใบเสร็จรับเงินสำเนาใบที่ 1 > เอกสารสำเนานี้เอาไว้ทำบัญชีส่งสรรพากร
- ใบเสร็จรับเงินสำเนาใบที่ 2 > เอกสารสำเนานี้เอาไว้กับผู้ออกเพื่อไว้ทำบัญชีภายใน หรือไว้ใช้เป็นหลักฐานต่างๆ
ในใบเสร็จรับเงินมีอะไรบ้างที่จำเป็นจะต้องมีในการออกเอกสาร
หัวเอกสาร จะต้องมีการแสดงหัวเอกสารว่าเอกสารนี้คือ “ใบเสร็จรับเงิน” สิ่งนี้สำคัญในการสื่อสารกับลูกค้า และ ในการทำบัญชีด้วย
ข้อมูลผู้ออกใบเสร็จรับเงิน เช่น หากเป็บริษัท โลโก้บริษัท ชื่อบริษัท ที่ตั้งบริษัท เลขประจำตัวผู้เสียภาษี เบอร์ติดต่อ เป็นต้น หากเป็นบุคคล ชื่อบุคคล ที่อยู่ เบอร์ติดต่อ เป็นต้น ใส่ข้อมูลให้มากที่สุดเพื่อให้ลูกค้าทราบว่าเราเป็นใคร อยู่ที่ไหน มีตัวตนจริงๆ
ข้อมูลผู้รับใบเสร็จรับเงิน ใส่ข้อมูลให้ชัดเจน ชื่อ ที่ตั้ง เบอร์ติดต่อ และเลขประจำตัวผู้เสียภาษี
เลขที่เอกสาร วันที่ออกเอกสาร ในส่วนนี้สำคัญมากในการทำบัญชี โดยส่วนมากวันที่ๆลงในใบเสร็จรับเงินจะเป็นวันที่ๆ เราได้รับเงินแล้วเท่านั้น ส่วนเพิ่มเติมคือการอ้างอิงถึงเอกสารตัวอื่น เช่น อ้างอิงใบแจ้งหนี้เลขที่อะไร เป็นต้น
รายการสินค้า และ ราคาสินค้า จะต้องตรงกับสินค้าหรือบริการที่เราได้ขาย ตรงไปตรงมา รายละเอียดชัดเจน หากสินค้ามีตัวเลือก ควรจะใส่ตัวเลือกให้ถูกต้อง เช่น สี หรือ ไซต์ เพื่อสร้างความชัดเจนและถูกต้องให้ลูกค้ามากที่สุด
ลงลายมือเจ้าหน้าที่ผู้มีอำนาจลงนาม เป็นส่วนที่แจ้งให้ลูกค้าทราบว่าใครเป็นผู้รับผิดชอบในเอกสารใบนั้นๆ หากเกิดข้อสงสัย หรือ ข้อผิดพลาดจะได้แจ้งถึงเจ้าหน้าที่ผู้รับผิดชอบได้
ข้อความระบุถึงช่องทางที่ได้รับชำระค่าใช้จ่าย ระบุว่าได้รับเงินจากช่องทางใด เช่น เงินสด หรือ เช็ค หากเป็นเช็ค ต้องระบุรายลัเอียดหน้าเช็คให้ถูกต้อง เป็นต้น
การออกใบเสร็จรับเงินเป็นเรื่องที่สำคัญมาก ต้องออกตามความเป็นจริงเท่านั้น เพราะหากไม่เป็นความจริงจะถือได้ว่าเป็นการปลอมใบเสร็จรับเงิน ซึ่งมีบทลงโทษอยู่ด้วย >>> สร้างใบเสร็จรับเงินคลิก